PG电子（中国）办公室
关于印发档案分类编号办法的通知
各系、部门：
《PG电子（中国）档案分类编号办法》已经2014年10月29日学院档案工作领导小组会议通过，现印发给你们，请遵照执行。
2014年11月21日
PG电子（中国）档案分类编号办法
为规范学院档案分类、编号、排架、检索工作，加强档案管理规范化、标准化，根据国家档案局发布的《档号编制规则》DA/T13—1994、国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号），结合学院工作实际，制定本办法。
一、档号编制说明
（一）学院档案分类对象为学院全部档案，按照档案形成的领域范畴，作为一个整体进行归类。
（二）档案分类以《高等学校档案实体分类法》的原理和逻辑原则为依据，设定档号与分类主表。
（三）档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，所有档案均不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。
（四）采取“年度-问题（机构）-保管期限”三个重要特征进行分类，遵循档案的自然形成规律和形式逻辑原则，保持归档材料之间的有机联系，以便于保管、利用和计算机录入管理。
二、类目设置
（一）一级类目的划分与标识
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音首字母大写，如“DQ”即“DangQun”(党群档案)的简称。
根据学院档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容、性质，设定学院档案为十一个大类即十一个一级类目，其标识符号、名称和主要内容如下：
DQ 党群档案: 主要是学院党委各部、委、办及群众性组织在工作中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
XZ 行政档案：主要是学院行政职能部门，在工作中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
JX 教学档案：主要是教学管理和教学业务部门（含学院）以各种载体形成的，有保存价值的材料。
KY 科研档案：主要是在科学研究管理和科研实践活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
JJ 基建档案：主要是基本建设管理和基建项目建设中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
SB 仪器设备档案：主要是仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
CB 出版档案：主要是《PG电子（中国）学报》、《PG电子（中国）报》的编辑、出版管理和编辑活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
WS 外事档案：主要是外事管理工作和外事活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
CK 财会档案：主要是财务管理工作和会计核算活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。
SX 声像档案：主要是学院在教学、科研、党政管理和其他重大活动中形成的具有保存价值的，各种照片（底片）、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、微缩胶片、光盘等不同载体的材料。
SW 实物档案：主要是学校在教学、科研、党政管理、外事活动中产生或获得的纪念品、奖品、奖状、证书、锦旗、礼品、赠品、牌匾等物品。
（二）二级类目的设置和标识
二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置（详见主表），各归档部门不得随意变动。
二级类目的标识，一般采用“双位制”，各大类的综合类为“11”（不含基建档案），其余的二级类目依次为12、13……99，但10、20等带“0”的数字不用。
为了便于管理，其他门类（如：基建档案、设备、实物等）档案类目编制可延伸到三级、四级类目。
各级类目的设置不是封闭的，而是一种开放式的设置，随着学院事业的发展，现有类目不能满足要求时，可以逐级添加以满足档案实体分类的要求。
三、分类主表
主表由类目、标识符号、注释等组成。本分类主表仅按现有归档单位列出，新成立的单位依次按类编入。
（一）党群
一级类目：DQ
二级类目：11 综合
12 纪检（监察、审计）
13 组织
14 宣传（含统战、民主党派材料）
15 学生管理（含思想政治教育、军训）
16 机关党委（含工会、妇委会）
17 团委（含学生会、学生社团工作材料）
（二）行政
一级类目：XZ
二级类目：11 综合
12 人事（含离退休工作）
13 师资培养（教师工作处）
14 保卫处（户籍、治安、安全保卫）
15 后勤（含水电管理、医疗卫生、环卫绿化、零星维修、膳食管理、宿舍管理等材料）
16 档案管理
17 图书管理
18 资产管理
19 现代教育技术中心
21 基本建设
（三）教学
一级类目：JX
二级类目：
11 综合（主要为教学部门工作管理材料，各教学管理部门教学系排列顺序为：5.教务处、11.招就中心、21.政法教育与法学系、22.历史与社会文化科学系、23.中国语言文学系、24.外国语言文学系、25.教育科学系、26.数学系、27.物理与电子科学系、28.化学与化学工程系、29.生命科学系、30.计算机科学与信息技术系、31.环境与资源科学系、32.矿业工程系、33.艺术系、34.体育系、35.成教）
12 学籍管理
13 课堂教学与教学实践
14 专业与实验室建设
15 招生、毕业生就业创业
16 学位
17 教材建设
18 本科教学工程
19 实验室管理
（四）科研
一级类目：KY
二级类目：11综合（含科研经费、学术活动材料）
12科研项目（可按时间、学科或专业项目设置三级类目）
（五）基建
一级类目：JJ
二级类目：以学院单体工程按办公用房、教学科研用房、文体用房、会堂用房、学生宿舍用房、职工家属用房、其它顺序设置二级类目。如学院第一期工程有10个单体工程，二级类目从11….21，并在二级类目下设置三级类目依序反映单体工程建设情况
11（行政办公大楼）
12（教学大楼）
13（学生宿舍）
14（教职工宿舍）
三级类目：1（可行性研究、任务书）
2（设计基础文件）
3（设计文件）
4（项目管理文件）
5（施工文件）
6（监理文件）
7（财务、器材管理文件）
8（竣工验收文件）
（六）仪器设备（国有资产处、教务处、现教中心）
一级类目：SB
二级类目：11综合管理
12按仪器设备种类或型号设置类目
（七）出版
一级类目：CB
二级类目：11综合管理
12刊物
（八）外事（外事处）
一级类目：WS
二级类目：11综合
12出国出境
13来校（含访问、讲学、研究材料）
14国际合作与会议
15外国留学生工作
（九）财务（计财处）
一级类目：CK
二级类目：11 综合
12 会计报表
13 会计账簿
14 会计凭证
15 工资清册（奖金、助学金入此）
16 发票收据
（十）声像
一级类目：SX
二级类目：11照片
12光盘
13录像带
14缩微胶片
15影视胶片
16幻灯片
(以上各类排序为：1.党政办、2.纪委、3.组织部、4.宣传部、5.教务处、6.学生处、7.人事处、8.科研处、9.计财处、10.教师工作处、11.招就中心、12.国资处、13.基建处、14.后勤处、15.保卫处、16.机关党委、17.团委、18.图书馆、19.现教中心、20.学报、21.政法教育与法学系、22.历史与社会文化科学系、23.中国语言文学系、24.外国语言文学系、25.教育科学系、26.数学系、27.物理与电子科学系、28.化学与化学工程系、29.生命科学系、30.计算机科学与信息技术系、31.环境与资源科学系、32.矿业工程系、33.艺术系、34.体育系、35.成教)
（十一）实物
一级类目：SW
二级类目：11奖状
12奖牌
13奖杯
14锦旗
15证书
16礼品
17其他
实物档案排序同声像档案，可在每一二级类目下设三级类目1、2、3或Y、C、D流水编号。
四、分类编号
档号是存取档案的代号和排架的依据，必须反映档案的分类体系和物理位置。
（一）档号的编制
档号的编制采用阿拉伯数字和汉语拼音相结合进行编码，即由“全宗号、年度号、分类号、保管期限、盒（件、张）号”五个部分组成。
1.全宗号：由阿拉伯数字组成。PG电子（中国）为（X X）,原六盘水师范高等专科学校为80，原六盘水市师范学校为81。
2.年度号：采用公元纪年，由四位阿拉伯数字组成。
3.分类号：是档号的主体，由一、二级（档案内容多时扩展到三级、四级）类目标识符号组成。
4.保管期限：文书档案保管期限：采用两种方式表示，第一种是录入计算机时，采用名称主词汉语拼音首字母及阿拉伯数字录入，即永久为“Y”，30年为“30”，10年为“10”；第二种是在手工填写档案盒时，直接采用名称汉字及数字，即“永久”、“30年”、“10年”。
项目档案的保管期限按照永久、长期、短期分，方式同文书档案填写办法分永久“Y”，长期“C”，短期“D”。
5.盒（件、张）号：采用阿拉伯数字标识，按“盒（件、张）”的排列顺序编写流水号。
各部分标识之间用连接号“—”连接。归档文件进馆后，由档案馆统一对档案盒编盒号。
（二）档案实体排列
编定盒号后，除基建、设备档案外，其它各类档案按同一保管期限流失编号顺序排列上架。
（三）纸质档案编号模式
根据学院实际，为便于管理采用案卷级档号：
全宗号—年度号—分类号—保管期限—案卷号
1.行政档案编号示例
行政后勤管理类档案代号为XZ15.如2004年后勤处形成100件永久保存的归档文件，整理后装为永久档案3盒，30年档案2盒，10年档案3盒，档号的编号分别为：
第1盒 80—2004—XZ15—Y—1
全宗号 年度 行政后勤 永久 案卷号
第2盒 80—2004—XZ15—Y—2
第3盒 80—2004—XZ15—Y—3
第1盒 80—2004—XZ15—30-1
第2盒 80—2004—XZ15—30-2
第1盒 80--2004—XZ15—10-1
第2盒 80--2004—XZ15—10-2
第3盒 80--2004—XZ15—10-3（其它小类永久、30年、10年编号同此法。注:文书卷皮上有专门书写全宗号的地方，书写档号时可省略全宗号）
2.教学档案编号示例
教学综合管理档案代号JX11.如2004年教务处形成永久保存的管理性综合材料为120件，整理后装4盒：
第1盒 2004—JX11—Y—1
年度 教学综合 永久 案卷号
第2盒 2004—JX11—Y—2
第3盒 2004—JX11—Y—3
第4盒 2004—JX11—Y—4
（四）基建档案编号示例
行政办公用房第一小类（可行性研究、任务书）文件整理后有2盒
第一盒 JJ11—1—1
第二盒 JJ11__1—2{“JJ”为基建档案大类代码，“11”为二级类目，代表行政办公用房，“1”为三级类目，代表行政办公楼档案的第一个小类（可行性研究、任务书），“1”为最后一级类目盒号。}
（五）声像档案编号方法
1.声像档案编号模式为：
全宗号+年度号+声像档案代号+保管期限+件（张）号。
2.示例：
如：六盘水市某领导同志2005年到学院视察，宣传部交来领导合影12张，保管期限为永久；党政办交来30年保管的会议照片20张，重要活动光盘9张。装盒编号为：
照片：第1盒 装领导合影1—12张
2005—SX11—Y—1～12
第2盒 装会议照片1—20张
2005—SX11—30—1～20
光盘：30年保存5张，编号为：
2005—SX12—30—1～5