PG电子（中国）办公室
关于印发档案分类办法的通知
各系、部门：
《PG电子（中国）档案分类办法》已经2014年10月29日学院档案工作领导小组会议通过，现印发给你们，请遵照执行。
2014年11月11日
PG电子（中国）档案分类办法
第一章 总 则
第一条 为了加强学院党群行政、各类业务档案业务建设，具体指导各类业务档案归档，实现归档立卷工作规范化，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、国家档案局《归档文件整理规则》、教育部《高等学校档案工作规范》等有关法律法规和业务指导文件，结合学院实际，制订本细则。
第二章 党群类、行政类
第二条 凡属学院党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文件材料，均属党群、行政档案。
第三条 学院实行文书处理部门立卷归档制度。各文书处理部门在学院档案馆指导下，按照归档范围和要求进行文件材料的收集、整理、立卷，定期向学院档案馆移交。
第四条 归档的主要内容为党群、行政系统的文件，重点是学院形成的综合性文件材料以及上级对学院的人和事的发文、通知、批复等；其次是上级机关和其他单位发来的重要文件材料。（按PG电子（中国）档案归档范围及保管期限表执行）
第五条 党群类、行政类档案于次年6月底前向学院档案馆移交。
第三章 教学类
第六条 凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子载体材料均属教学档案。
第七条 教学档案由学院档案馆实行集中统一管理、提供利用，并对学院教学档案工作进行检查、监督和指导。任何个人和部门不得拒绝归档，更不得将其占为己有。教务处、招生就业中心、成人教育部等教学管理部门对应《PG电子（中国）档案归档范围和保管期限表》向学院档案馆移交，各系对应《PG电子（中国）档案归档范围和保管期限表》内容中与教学管理部门重复的文件材料可不向学院档案馆移交由各系保存。
第八条 教学档案是教学管理的重要组成部分，立卷部门应加强领导， 在教学档案管理中要做到“四同步”，一是下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；二是检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步；三是评审、鉴定、教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；四是考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。
第九条 教学档案的立卷部门是教务处、招生就业指导中心、成人教育部及各系室等。
第十条 归档的主要内容包括教学综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面。（按PG电子（中国）档案归档范围及保管期限表执行）
第十一条 教学综合管理文件于次年6月底前归档，其他各类材料在完成一个培养周期的当年11月底前归档。
第十二条 各教学职能部门、系室应明确一名分管档案工作的负责人并配备专、兼职档案人员，统一管理本部门教学档案，并按期向档案馆移交教学档案。
第四章 科研类
第十三条 科研档案是科研管理和科研活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、数据、照片、录音、录像、光盘等各种形式载体的文件材料。
第十四条 科研档案是科研管理和科研活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，必须由档案馆实行集中统一管理。任何个人和部门不得拒绝归档，更不得据为己有。
第十五条 归档的主要内容包括科研综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。因故中断的重要项目的文件材料也应归档。（按PG电子（中国）档案归档范围及保管期限表执行）
第十六条 归档的重点是本院承担的或以本院为主承担的科研项目（课题）在各个阶段形成的不同载体的文件材料。
第十七条 科研管理性（综合性）文件材料于次年6月底前归档。
第十八条 科研项目材料于项目鉴定验收后2个月内归档。若因工作需要，个别档案材料可先在科研管理部门存放1年后再移交。
因故中断、停止的科研项目（研究课题），于中断、停止后2个月内将材料归档。
第五章 基建类
第十九条 凡学院在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的有保存查考价值的文字材料，均属基建档案。
第二十条 归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工、竣工、预算、概算、决算等方面材料。（按PG电子（中国）档案归档范围及保管期限表执行）
第二十一条 归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形成的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
第二十二条 基建工程的鉴定、验收工作应有档案馆人员参加，检查基建档案是否合格。档案不合格的工程，不得通过验收。
第二十三条 基建档案在工程竣工验收、审计后2个月内完成立卷归档工作，并向档案馆移交。
第六章 财会类
第二十四条 凡是在学院财务管理和会计活动中形成的、对学院和社会当前与今后具有查考保存价值的文字材料、报告、报表、账簿、凭证等，均为财会档案。
第二十五条 财会档案归档的主要内容包括综合类、凭证类、账簿类、财务报表类等。（按PG电子（中国）档案归档范围及保管期限表执行）
第二十六条 学院每年形成的财会文件材料，由财务处按照归档要求，负责整理立卷、装订成册，于次年6月底前，向学院档案馆移交，不得自行封包保存。
第二十七条 当年形成的财会档案，在会计年度终结后即行立卷，填写会计档案目录（一式2份，交档案馆1份、自存1份）。已经整理好的案卷可暂时由财务处保管1年，期满后的次年4月底前，由财务处编制清册向学院档案馆移交。每年形成的会计档案及存有会计信息的计算机软盘，必须归档。
第二十八条 财会档案的查阅一般只对财务处人员，不对个人。财会档案不得借出档案馆。如因特殊需要借出的，须经财务处领导和档案分管院长批准。
第二十九条 财会档案保管期满后，由档案馆提出销毁意见，同财务处成立档案鉴定销毁小组，编制财会档案销毁清册，分别由档案馆、计财处负责人及财会兼职档案员、学院分管领导共同签字，监销情况和销毁清册一式3份，分别由学院档案馆、计财处及上级主管部门存档。
第七章 出版类
第三十条 凡学院教职工在各种正式出版物上发表、刊登的文章、照片或出版的书籍，以及由学院出版发行的学术刊物、报纸等，均属出版类档案。
第三十一条 归档范围包括综合管理文件，编审及出版方面的有关材料，出版物印本，重点是出版物本身。（按PG电子（中国）档案归档范围及保管期限表执行）
第三十二条 不退、不用的稿件，非定稿的稿件归档。
第三十三条 出版物出版后1个月内，责任编辑或本人应向本部门兼职档案员移交档案材料。
第三十四条 出版类档案应在次年5月底前向学院档案馆移交。
第八章 外事类
第三十五条 外事档案是指学院在与外国团体和个人在学术研究、人才交流、友好往来等外事管理和外事活动中形成的具有保存价值和凭证作用的文字、图表、数据及声像等各种载体的文件材料。
第三十六条 归档范围包括综合管理，出国（境）访问、考察，来院访问、讲学、任教，国际会议，国际合作，留学生工作等。归档的重点是涉外和国际合作项目及留学生工作中形成的文件材料。本院人员在国外获得的证书、奖状、奖品，可用复印件（照片）归档。国外学校赠送给学院的纪念品、礼品一律归档。（按PG电子（中国）档案归档范围及保管期限表执行）
第三十七条 外事档案于次年5月底前归档。
第九章 仪器设备类
第三十八条 凡作为学院固定资产的仪器设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全过程中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属仪器设备档案。
第三十九条 仪器设备档案由档案馆集中统一管理。若文件材料有一式两套，一套归档、一套随机使用。若仅有一套、使用部门又确需经常使用的，由使用单位复制一套，原件存档，复制件随机使用。
第四十条 归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等材料。（按PG电子（中国）档案归档范围及保管期限表执行）
第四十一条 归档的重点是仪器设备项目（特别是价值10万元以上的或其他重要仪器设备）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。
第四十二条 凡属应归档的仪器设备，到货开箱时，各仪器设备使用单位应通知档案馆有关人员共同开箱，检查验收档案，指导归档。
第四十三条 仪器设备档案的归档时间为设备验收完毕、投入使用后2个月，引进设备为质保期后2个月。
第十章 声像类
第四十四条 声像载体档案属特殊载体是指学院、部门或个人在从事教学、科研、党政管理活动中直接形成的具有保存利用价值的专门载体（如照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、微缩胶片、影视胶片以及配套的文稿、说明等）材料。
第四十五条 声像载体档案必须由学院档案馆集中统一管理，确保档案完整、准确、系统、安全，并便于开放和利用。
第四十六条 归档的声像材料必须是原版、原件，并完整准确、系统配套。中心要突出、声音清楚、画面清晰，并附有简洁的文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。一般不超过200字。时间用阿拉伯数字表示（20050611）。照片按照5英寸或7英寸扩印、与底片同时归档。录音、录像带、光盘的外盒上要粘贴标签，注明内容简介、时间、长度、制作部门、作者等。
第四十七条 综合管理材料归档时间为次年6月底以前；照片档案在完成制作后2个月内归档，其它载体形式材料在完成制作后3个月内归档。
第四十八条 声像载体档案的具体归档范围按PG电子（中国）档案归档范围及保管期限表执行。
第十一章 实物类
第四十九条 实物档案由学院档案馆实行集中统一管理。任何部门和个人不得拒绝归档，更不得据为己有。
第五十条 凡归档的实物档案必须要有相应的文字说明，文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、等要素。
第五十一条 归档范围
（一）学院及学院各部门受到省级以上（含省级）党、政、学术组织表彰的奖品、奖状、证书（原件）。
（二）各级领导或教师、研究人员代表学院参加国内外交流活动中对方馈赠给学院的礼品。
（三）在学院各种接待活动中对方馈赠给学院的礼品。
（四）在学院组织或参加的各种重大活动中外单位或院友以及其他个人赠送的礼品。
（五）国内外知名人士给学院的题词、题字、绘画等。
（六）学院组织的各种重大活动中形成的纪念品及其他有保存价值的实物。
（七）其他按规定应交给学院保管的礼品、纪念品等实物。（按PG电子（中国）档案归档范围及保管期限表执行）
第五十二条 归档办法
（一）各部门应按上述归档范围将本部门或个人收到的实物在收到后1个月内移交学院档案馆保存。
（二）院庆及学院各种重大活动中接收或形成的礼品由活动组织者在活动结束后一个月内交学院档案馆。
（三）凡属个人非公务活动中形成的能反映学院重大活动、重要人物、具有保存查考价值的实物材料，学院鼓励个人向学院档案馆捐赠，或由学院征集。
第五十三条 利用和借出办法
（一）实物档案一般不外借使用，特殊情况下需要使用时，需经主管档案工作的院领导或档案馆馆长批准后才能借出。
（二）借出的实物档案，使用人应负责妥善保管，不得污损、遗失。
（三）实物档案如有遗失，污损或造成损失者，按《档案法》规定给予处罚直至追究法律责任。
第十二章 附 则
第五十四条 本细则自印发之日起施行，由学院党政办公室负责解释。